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Pregunte a muchos propietarios de pequeñas empresas qué se necesita para proporcionar un gran servicio al cliente en lo que respecta a las cartas de reclamación. Tendrá respuestas como, ser educado, servir con prontitud, cumplir sus promesas, etc.

Pero en esta era de avanzada tecnología, tendemos a olvidar que responder a las cartas de reclamación tiene un papel importante para asegurar un buen servicio al cliente. Sin embargo, ¿Cuántas veces ha recibido una carta de disculpa que le hace aún más insatisfecho? El mensaje que transmite, el lenguaje utilizado, todo diseñado para darle cuerda.

Con un poco de cuidado, una carta bien hecha puede proporcionar comodidad a un cliente que se queja y mejorar su reputación como una empresa centrada en el cliente. En este artículo voy a compartir algunos consejos sobre cómo escribir una gran carta.

¿Para qué escribir?

Para responder a las cartas de reclamación tienes que estar en el estado de ánimo adecuado. ¿Escribes para manejar una queja, responder a una consulta o para agradecerles por hacer un pedido? Enmarcar la carta en el contexto correcto significa que usarás el lenguaje apropiado y el tono será el adecuado. Intenta escribir una carta de agradecimiento como si estuvieras respondiendo a una queja el mensaje es totalmente diferente.

Antes de poner el bolígrafo en el papel e en el teclado, piense por un minuto y decida cuál es su objetivo o meta.

Declare su propósito

Empieza resumiendo por qué estás escribiendo. Comience su carta diciendo que está respondiendo a una pregunta, o para resolver un problema que han tenido. Esto expone al lector el motivo por el que se está poniendo en contacto con ellos y les pone en el estado de ánimo adecuado para aceptar su mensaje. Un resumen inicial llamará su atención.

Incluye un W.I.I.F.M.

No, ¡esto no es una extraña estación de radio! WIIFM son las siglas de What is in it for me?

Para atraer a tu cliente y ponerlo de tu lado, tienes que incluir un beneficio para él

Tienen que sacar algo de tu carta para que se sientan satisfechos. ¿Qué podría ser su WIIFM? Su queja puede ser resuelta; pueden obtener un vale de descuento; un servicio prioritario la próxima vez que te utilicen. Si la queja es menor, una simple y sincera disculpa puede ser suficiente.

Estudie su carta cuidadosamente y asegúrese de tener un momento WIIFM.

No se centre en el yo

Siempre que sea posible, evite llenar su carta acerca de lo buena que es su empresa. Al lector le será difícil relacionarse con usted si recibe este tipo de cartas. Cambie el enfoque hacia el lector. Haga que se sientan valorados.

Escriba mientras habla

¡Olvido el número de veces que he recibido cartas, que parecen escritas a principios de 1900! Llenas de lenguaje aburrido, rígido y anticuado demasiado formal. Tu estilo de escritura debería reflejar tu forma de hablar. Después de todo, proporcionar un buen servicio al cliente se debe en parte a la forma en que interactúas o te comunicas con tu cliente y las cartas juegan un papel importante.

Así que revisa tus cartas y deshazte de esas frases que aprendiste en las lecciones de escritura de la escuela.

Por favor, hazlo.

Habiendo escrito una gran carta, no quieres que se quede en nada. Ten un claro cierre orientado a la acción. Asegúrate de que tu lector sepa lo que esperas que haga la próxima vez llámame para que podamos discutir esta idea más a fondo, rellena el formulario adjunto y mándalo por correo, envíame un pedido (¡un poco fuerte quizás pero seguro que al grano!).
Una rotunda llamada a la acción es una gran manera de terminar una carta y deja al cliente sin duda alguna lo que tiene que hacer a continuación otro elemento de buen servicio al cliente.

Pídale a alguien que revise su carta

Cuando respondes a las cartas de reclamación , es prudente pedirle a alguien que la revise. Esto no es sólo para comprobar la ortografía, sino también para comprobar la legibilidad. ¿La estructura del mensaje que desea transmitir es clara y comprensible? Se sorprenderá de lo que alguien más recogerá y que usted se ha perdido por completo!

Así que, ahí lo tienes. Algunos consejos útiles sobre cómo escribir una carta excelente, que reforzará aún más su imagen de proporcionar un servicio al cliente excepcional.

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